Mỗi dân tộc có nền văn hóa và đặc điểm riêng của mình. Trong giao tiếp quốc tế, mỗi người ít nhiều đều mang “tính đại diện”cho đất nước, địa phương hay đơn vị mình, do đó mọi lời nói, cử chỉ, hành động đều cần phải cân nhắc kỹ, thận trọng để tránh hiểu lầm. Có những chuyện tưởng chừng như lặt vặt, nhưng nếu ứng xử không thích hợp, có thể để lại ấn tượng không tốt, thiếu hữu nghị, ảnh hưởng đến mục đích chính của cuộc giao tiếp.
Bắt tay
- Tư thế: bình đẳng, nét mặt vui tươi, chìa tay phải và nhìn thẳng vào mặt nhau; không bắt tay chéo, không bắt tay người này mà nhìn người khác, không ngậm thuốc lá, không đút tay trái vào túi quần, không mang găng tay.
- Biểu thị tình cảm đúng mức: giữa nam giới với nhau, nên nắm cả bàn tay, siết chặt, giữ ít lâu. Giữa nam giới và nữ giới thì người phụ nữ có thể chỉ nắm hờ, nam giới không nên siết quá mạnh.
- Thứ tự bắt tay: Chủ nhà giơ tay trước để bắt tay tất cả khách. Người đứng sau chủ động giơ tay trước để bắt tay khách. Cấp trên, người lớn tuổi chủ động giơ tay trước. Cấp dưới, người trẻ tuổi chỉ khẽ cúi đầu trước để tỏ lòng kính trọng. Nam giới gặp đôi vợ chồng thì bắt tay người vợ trước, người chồng sau.
Trao danh thiếp: Được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp đời thường cùng như trong quan hệ chính thức để tự giới thiệu và làm quen với nhau. Danh thiếp cần chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết, không nên rườm rà, cầu kỳ.
- Cần có thái độ trang trọng khi trao đổi danh thiếp cho nhau, trao nhận bằng hai tay.
- Người cương vị thấp hoặc trẻ tuổi cần trao danh thiếp trước cho người có cương vị cao hơn hoặc nhiều tuổi hơn.
- Khi được trao danh thiếp cần trao đáp lại, nếu không có nên xin lỗi và giải thích lý do.
- Chú ý khi nhận danh thiếp của khách, không nên bỏ túi ngay, cần đọc và hỏi cách phát âm tên của khách cho đúng (để chứng tỏ sự quan tâm).
Cách xưng hô
- Phải gọi đúng tên họ, địa vị xã hội của khách. Phải nhớ tên khách, tránh gọi “trổng”. Khi giới thiệu chính thức cần kèm theo hàm, vị. Chỗ thân tình có thể gọi nhau bằng tên riêng. Đối với những người mới gặp nhau lần đầu thì gọi bằng ông, bà, cô (Mr/Mrs/Miss). Trường hợp không chắc một phụ nữ có chồng hay không thì gọi bằng Ms.
Giao tiếp bằng lời nói:
- Ăn nói lịch sự, không khúm núm, không tự cao. “Cảm ơn”, “xin phép”, “xin lỗi” là những lời nói không bao giờ thừa. Nói vừa nghe, khen chê phải thích hợp. Không nên nói nhiều về mình nếu không được yêu cầu. Không nên chủ động hỏi đời tư của khách, nhất là đối với phụ nữ (tuổi tác, hôn nhân, gia đình, lương bổng, doanh thu…)
Giao tiếp bằng cử chỉ
a. Nét mặt và đôi mắt:
Nét mặt :
- Nét mặt bao giờ cũng nên vui tươi ngay cả trong trường hợp mình có chuyện riêng đáng buồn hoặc có chuyện gì không hài lòng về khách.
- Nên cười đúng chỗ, đúng lúc, đúng mức khi có chuyện thật sự đáng cười;
- Nét mặt tỏ ra thông cảm trước mọi khó khăn của khách mà mình biết được.
Đôi mắt: còn được gọi là “cửa sổ tâm hồn”, có thể giúp các bên đối tác nhìn sâu vào phía trong tâm hồn, những suy nghĩ của nhau:
- Khi nói, nên thỉnh thoảng nhìn vào mặt người nghe để thăm dò phản ứng đối với vấn đề mình đang nói, tránh gầm mặt xuống đất, xuống bàn hoặc ngó nơi khác;
- Đối với những vấn đề tế nhị, nhạy cảm, tránh nhìn chằm chằm vào mặt người nghe làm họ ái ngại, mất tự nhiên;
- Khi cần khống chế và tác động vào đối phương thì cần nhìn thẳng vào mắt họ.
b. Cử chỉ của tay, chân
- Tay: Khi nói cần có điệu bộ thích hợp để thêm phần sinh động và linh hoạt, tuy nhiên, cũng không nên có quá nhiều điệu bộ. Việc dùng ngón tay trỏ chỉ thẳng vào mặt người nghe là điều hết sức mất lịch sự. Cần tránh những cử chỉ như: nhổ râu, thọc tay vào mũi, ngoáy tai… khi nói chuyện với khách
- Chân: Dáng đi khoan thai, đừng đi chân “chữ bát”, tay cà bơi, trông khó coi, mất tư thế. Khi ngồi không rung đùi. Không đứng chàng hảng hoặc hai tay chống nạnh khi nói chuyện.
Một số lưu ý trong giao tiếp với khách nước ngoài
- Thái độ của chúng ta khi tiếp xúc với người nước ngoài cần chân thành, tự nhiên, không khách khí, nhưng cũng nên tránh tùy tiện, xuề xòa để khách có thể hiểu lầm là ta coi thường họ. Người khách nước ngoài nào khi tiếp xúc với ta lần đầu, cũng để ý đến thái độ của chúng ta. Nếu gây được cảm tình tốt ngay từ buổi đầu thì sẽ dễ dàng cho việc tiếp xúc sau này. Trái lại, nếu để khách cảm thấy ta lạnh nhạt, quá dè dặt, kiểu cách sẽ không có lợi cho mối quan hệ giữa ta và khách, đồng thời cũng gây một ấn tượng không đẹp ngay từ buổi đầu, làm cho khách khó chịu.
- Cần khiêm tốn, nhưng cũng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của dân tộc mình. Đối với những người ở nước nhỏ, cần chú ý: không nên làm gì, nói gì, thái độ gì để khách cảm thấy là ta không coi trọng nước nhỏ.
- Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo của khách nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trích những người lãnh đạo nước họ. Cần tôn trọng những điều thiêng liêng của khách (quốc huy, quốc kỳ). Chúng ta cần nhận thức rằng nước nào cũng có những luật lệ, phong tục tập quán hay, bên cạnh một số phong tục tập quán dở. Một nước dù văn minh đến mấy cũng có thể có những luật lệ, phong tục tập quán mà chúng ta chưa cho là hay, là hợp, thậm chí còn có những luật lệ, phong tục rất lạc hậu, dã man (như chế độ phân biệt chủng tộc, đàn áp người khác màu da...). Bởi vậy thái độ của người giao thiệp khôn khéo là chỉ nói những điều hay, chỉ biểu dương những ưu điểm có thật của họ và tránh không nói đến những điều dở.
- Trong tiếp xúc với khách không nên đưa ra những vấn đề chính trị, thời sự gay cấn và nên tránh tranh luận gay gắt. Nếu như khách chủ động nêu ra những vấn đề gay cấn thì ta cũng nên tìm cách lái sang những chuyện khác.
- Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ những điều bí mật. Song cũng cần tránh thái độ quá dè dặt làm cho khách không dám chuyện trò cởi mở.
- Cần giữ lời hứa, do vậy, cần cân nhắc kỹ những đề xuất của khách. Trường hợp đã hứa, nhưng vì lý do nào đó mà không đáp ứng được thì cần nói lại cho khách biết để thông cảm, ta không nên lờ đi mà không nói lại lý do không làm được.
- Cần giữ đúng cương vị, xã hội nào cũng có trật tự nhất định. Giao thiệp giữ đúng cương vị là cần thiết, nếu không khách sẽ hiểu lầm cho là ta coi thường họ. Nhưng nếu ta ở cấp cao hơn khách thì cần cân nhắc. Cần phân biệt khi ta đứng cương vị chiêu đãi khách, hoặc tiếp khách đến thăm có khác với khi ta đứng cương vị phụ trách đàm phán, thảo luận công việc. Khi tiếp khách, ta có thể tiếp tất cả mọi người, ở cương vị khác nhau, nhưng khi thảo luận công việc, đàm phán thì cần giữ đúng cương vị tương đương hoặc cao hơn một chút so với khách. Trong những cuộc gặp gỡ chiêu đãi, thường thường người cấp thấp không nên chủ động tìm gặp làm quen với những người cấp cao hơn mình.
- Cần biết tên và chức vụ của khách để tiện xưng hô. Gặp lại khách lần thứ hai thì cần biết tên và chức vụ hoặc nghề nghiệp của khách. Người khách nào cũng vậy đứng về mặt tâm lý cũng sẽ có cảm tình khi ta gọi đúng tên của họ.
- Nếu mời cơm cần nghiên cứu kỹ thực đơn sao cho phù hợp với khẩu vị của khách. Tránh làm những món ăn mà khách kiêng kỵ không ăn vì lý do tôn giáo, sức khỏe.
- Cần tôn trọng tập quán sinh họat của khách. Quan hệ nam, nữ giữa người Châu Âu họ rất tự nhiên khác với người Châu Á (hôn tay, hôn trán, hôn má...).
- Các nước công nghiệp phát triển thường có thói quen giữ đúng giờ giấc. Ta cũng nên học tập thói quen làm việc đúng giờ, họp hành chiêu đãi đúng giờ. Hẹn đến đúng giờ hẹn, nếu vì lý do đột xuất đến chậm cần điện thoại xin lỗi vì chậm trễ.
- Trước khi vào nhà cần phải gõ cửa, đợi người ở trong phòng trả lời cho phép mới mở cửa vào, khi vào hay ra khỏi phòng nhớ đóng cửa lại.
- Xin lỗi, cảm ơn là những từ luôn luôn ở cửa miệng, khi làm điều gì phiền tóai đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần phải cảm ơn.
Ở những nơi công cộng đông người không nên nói to. Nếu nghiện thuốc nên tìm nơi cho phép hãy hút thuốc. Nếu ngồi cạnh phụ nữ, muốn hút thuốc cần hỏi ý kiến trước khi hút.
- Về mùa đông đi ngoài đường thường đội mũ, mặc áo choàng chống rét nhưng khi vào trong nhà nên bỏ mũ, cởi áo ngoài ra.
- Trong lúc ăn không nên xỉa răng, nếu có xỉa răng thì nên dùng một tay che miệng. Sau bữa ăn không nên ngậm tăm. Uống nước sau bữa ăn không nên xúc miệng gây thành tiếng (òng ọc), nhất là nên tránh xúc rồi nhổ toẹt ra gần chỗ ngồi.
- Khi nói chuyện với phụ nữ không nên hỏi tuổi, không nên hỏi chuyện riêng về gia đình, chồng con... Phụ nữ Châu Âu không thích khen béo.
Nếu đi cùng phụ nữ cần thể hiện sự quan tâm lúc lên xe, xuống xe. Khi vào trong nhà giúp đỡ cởi áo choàng, hoặc giúp mặc áo choàng hay xách đỡ những đồ vật nặng khi lên xuống xe.
Những điều cần biết khi được mời dự chiêu đãi
- Tìm hiểu chủ nhà là ai, ở cấp nào, mục đích của buổi chiêu đãi, thành phần dự tiệc…
- Có đi dự hay không đi dự tiệc (để chủ tiệc không bị động, lúng túng);
- Có quy định trang phục cho buổi tiệc hay không;
- Đến đúng giờ theo giấy mời (đặc biệt là tiệc ngồi);
- Tiệc ngồi thường có sơ đồ xếp bàn tiệc, trước khi vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi của mình;
- Khi ngồi xuống ghế thì lấy khăn ăn trải trên hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay thắt lưng. Chủ dùng khăn ăn để chấm thức ăn ở miệng chứ không dùng lau mặt;
- Tư thế ngồi: thẳng lưng và chỉ cúi đầu khi ăn, không để cùi tay lên trên bàn;
- Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ và khách chính lấy thức ăn rồi mới lấy cho mình;
- Đừng ăn uống khi chủ và khách phát biểu;
- Ngồi cạnh phụ nữ nên mời và nhường phụ nữ lấy thức ăn trước. Không dùng dụng cụ ăn của mình để lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu hoặc ăn những món mà người khác có ý không thích.
- Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mời lấy tiếp;
- Tại tiệc ngồi, lấy dao, nĩa, thìa ăn từ phía ngoài vào phía đĩa, từ cái xa đĩa ăn nhất và kết thúc với cái sát đĩa ăn. Nếu không rành thì tinh tế quan sát người khác rồi làm theo. Tránh cầm nhầm của người khác
- Cầm muỗng, dao bằng tay mặt. Dao dùng để xắt, không dùng để xăm thức ăn vào miệng. Nĩa cầm tay trái khi tay mặt đang cầm dao. Nếu chỉ dùng nĩa (không có dao) thì cầm bằng tay phải.
- Muốn nói chuyện khi ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn. Tuyệt đối không cầm nĩa dao trong tay và ra điệu bộ khi nói chuyện. Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn;
- Cách đặt dao nĩa xuống đĩa lớn mang ý nghĩa khác nhau: khi ăn xong hoặc không muốn ăn nữa (mặc dù trong đĩa còn thức ăn) thì đặt dao nĩa dọc trong đĩa lớn. Nếu còn đang ăn hoặc muốn ăn thêm thì đặt dao nĩa lên hai bên mép đĩa lớn;
- Trong khi ăn tránh nhai tóp tép;
- Đừng lấy miếng thức ăn cuối cùng trên đĩa. Đừng yêu cầu phục vụ tiếp lần thứ 3 cho một món ăn;
- Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng;
- Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời ngay khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác vào lấy thức ăn;
- Khi có việc cần phải về sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để được thông cảm.
